Çiftlik İşletmesinde Çek ve Senet Takibi Nasıl Yapılır?

Çek ve senet birer alacak vaadidir

Yumurta ticaretinde alınan çek ve senetler, vadeli alacağın kâğıda dökülmüş hâlidir. Bir müşteriden çek aldığınızda, o çek tahsil edilene kadar hâlâ bir alacaktır; elinizde kâğıt olması, paranın kasaya girdiği anlamına gelmez. Bu yüzden çek ve senetler, nakit değil, durumu izlenmesi gereken kıymetli evrak olarak takip edilmelidir.

Her kıymetli evrakın bir yaşam döngüsü vardır: portföyde, ciro edildi, bankada, tahsil edildi, ödendi, karşılıksız ya da protestolu. Bir çekin hangi durumda olduğunu bilmeden, gerçek alacak durumunuzu göremezsiniz. Karşılıksız çıkan bir çek, sandığınız paranın aslında olmadığını gösterir.

Portföyü ve vadeleri yönetin

Alınan (müşteriden) ve verilen (tedarikçiye) çek-senetleri ayrı ayrı izleyin. Her evrakın tutarını, vadesini, bankasını ve seri numarasını kaydedin; vade tarihi yaklaşan evrakları bir takvimde görmek, tahsilat ve ödeme planınızı kurmanızı sağlar. Bir çeki bir taksite bağlamak da mümkün olmalı; böylece kâğıdın akıbeti, ilgili alacağın akıbetiyle birlikte izlenir.

Vade geldiğinde evrağı kapatın: tahsil edildiyse tahsil, ödendiyse ödeme olarak işaretleyin ve kasa hareketiyle ilişkilendirin. Karşılıksız ya da protestolu bir durumda ise bu durum kaydedilmeli ve ilgili cari yeniden borçlandırılmalıdır; aksi halde alacak kaybı görünmez kalır.

Hukuki ve vergisel boyut

Çek ve senetlerin hukuki ve vergisel boyutu, yalnız bir takip yazılımının kapsamının ötesindedir. Karşılıksız çek, protesto, ciro ve teminat gibi konuların yasal sonuçları vardır ve bu sonuçlar mevzuata göre değişir. Bu yüzden bu konulardaki uygulamaları daima mali müşaviriniz ve hukuk danışmanınızla doğrulayın.

Yazılımın rolü, kıymetli evrakın durumunu, vadesini ve mutabakatını izlenebilir kılmaktır; hukuki tavsiye vermek değil. İyi bir izleme sistemi, hangi çekin ne zaman tahsil edileceğini ve hangisinin risk taşıdığını göstererek, siz ve danışmanlarınızın doğru kararı zamanında vermesine zemin hazırlar. Karar ve sorumluluk ise ilgili uzmanlara aittir.

Adım adım nasıl uygulanır?

Bu konuda güvenilir sonuç almak için işlemi günlük operasyonun parçası haline getirmek gerekir. Aşağıdaki sıra, kayıt ile karar arasındaki bağı korur:

1. 1

   Evrak türü, yönü, tarafı, düzenleme ve vade tarihini kaydedin.

2. 2

   Seri, banka ve keşideci bilgilerini belge fotoğrafıyla ilişkilendirin.

3. 3

   Her durum değişikliğini tarih ve kullanıcı iziyle hareket olarak saklayın.

4. 4

   Tahsil/ödeme gerçekleştiğinde cari ve kasa hareketini tek sefer oluşturun.

Hukuki ve vergisel uygulamaları mali müşavir ve hukuk danışmanınızla doğrulayın; yazılım izleme ve mutabakat sağlar.

Hangi göstergeler izlenmeli?

Tek bir toplam sayı yerine sonucu oluşturan bileşenleri ayrı izleyin. Böylece değişimin kayıt hatası mı, operasyonel sorun mu yoksa maliyet etkisi mi olduğunu ayırabilirsiniz.

En sık yapılan hatalar

Bu hataların ortak noktası, sonucu kaynaktaki hareketten koparmasıdır. KümesPro’da üretim, stok, cari, kasa ve denetim izi aynı işlem zincirinde tutulduğu için raporlar geriye doğru açıklanabilir.

Sık sorulan kısa sorular